「技能実習生制度を使って、自社の人材不足解消の一助としたい」と考える経営者様は多いのではないでしょうか。ただ、普通の雇用とは違い技能実習生は、様々な申請や手続きが必要となります。
今回の記事では、技能実習生受け入れまでの手続きの流れと、受け入れ企業がするべき技能実習生制度開始のための手続きのポイントについてご紹介いたします。
技能実習生制度の手続きがどのような流れなのか知りたいという方は、ぜひご一読ください。
技能実習生制度で行われる手続きの流れ
技能実習生制度では、国際間取引かつ人を管理しなければならないため、その手続きは膨大かつ複雑です。
そこで、技能実習生受け入れ業務全体で、どのような流れで行われているか簡単に見ていきましょう。
（※以下目次にて受け入れ企業は「受入」監理団体は「監理」送り出し機関は「送出」と略称）
手続き①許可を受けた監理団体への加入（受入）
まずは、受け入れ企業側の手続きです。技能実習生を受け入れるためには、一部大企業などを除き、技能実習生業務を行う監理団体（協同組合）に加入しなければなりません。
監理団体は、全国で2600を超える数がありますが、その中から自分の対象のエリアであったり、担当者との相性であったり、派遣できる国籍であったり、初期費用及び毎月の監理費用などの条件から監理団体を比較検討します。
十分に比較検討し終えたら、監理団体を決定します。
その加入手続きを受け入れ企業が行う必要があります。
手続き②人材のオーダーを決め現地で募集・面談（受入・送出・監理）
「どんな人材が欲しいか」
受け入れ企業が求める人材を監理団体と相談の上、決定していきます。
人材のオーダー方法については監理団体がよく知っているはずですので、監理団体からの意見を重視しながら決定していくと、良い人材の確保が期待できます。
現地にある送り出し機関は、日本で作られたそのオーダーを受取り人材を募集します。イメージとしてはハローワークや派遣会社のように集まった人に対して、あなたの企業の求人のお話をするといった形になります。
実際に募集が終わったら、現地まで人材の選定に向かいます。これはTV電話などでもできますし、直接選定したければ直接向かわなければなりません。
なので、渡航手続きや通訳の手配といった手続きを事前にすませておく必要があります。大体は監理団体が手配してくれることが多いので、監理団体選定の際に確認しておきましょう。
そして、じっくり面談した上で、実際に来てもらう技能実習生を選定します。
手続き③技能実習計画の認定申請（受入・監理）
受け入れ企業は、技能実習生達に具体的に何をやってもらうか、どのような教育方法を考えているかなど技能実習計画を立てなければなりません。技能実習計画を立てたら、監理団体を通じて、申請者の住所地を管轄する外国人技能実習機構の地方事務所・支所まで郵送又は直接窓口に持参する必要があります。
この技能実習計画の認定申請は、受け入れ企業の責任の元行われますので、キチンとした計画の立案がされていないと認定が遅れたり、差し戻しになる可能性があります。すると当然入国も遅れるわけです。
十分に監理団体と相談の上、適切な技能実習計画の立案をする必要があります。
手続き④技能実習生機構と入国管理局・大使館へ申請（監理・送出）
監理団体と送り出し機関は、地方入管管理局へ在留資格認定証明書交付申請や査証申請など技能実習生機構や入国管理局に対し手続きをする必要があります。また、送出機関は大使館への出国及び技能実習申請を行います。
また、送り出し機関はこの申請から許可が出る数か月間、日本語教育やマナー教育をする義務があります。
特に受け入れ企業として指図することはできませんので、事前に監理団体から送り出し機関がどのような事前教育を施すのか聞いておきましょう。
手続き⑤技能実習生たちの衣食住に対する計画（受入・監理）
受け入れ企業は、技能実習生たちの衣食住を保証しなければなりません。
まず、住む場所の手続きは必ず行います。また、入国後お金をもっていない技能実習生たちも多いため、給料の前払いや一時金の支給などについても考えておく必要があります。社内経理が複雑な場合は事前に調整をしておきましょう。
ただし、監理団体のサポートサービスとして、住居の手配なども含まれている場合もあります。
また、住まわせる条件やお金の管理など専門知識が必要になる場合もあります。よくある失敗談としては事前に用意をしすぎて、入国日が遅れてしまい損失を出してしまったケースもあります。
事前に判断せず、タイミング含め監理団体と相談の上、決定して下さい。
手続き⑥技能実習生の入国及び監理団体での研修後、実習開始（監理）
技能実習生がいざ入国したら、監理団体は約1か月間日本語研修やマナー研修を行う義務があります。受け入れ企業はその間に手続き⑤を進めておく必要があります。
また、外国人の慣習や価値観などに対して、従業員への周知徹底も行っておくと、いざ受け入れ開始時に防げるトラブルも多いです。
監理団体が全ての手続きをサポートしているから選定は慎重に
技能実習生制度に関わる手続きは全て監理団体が行っているかサポートをしています。なので、技能実習生実務を行う監理団体の選定は慎重に行わなくてはなりません。
ただ、自社の「エリア」「職種」「送出し国」などの条件に合った監理団体を調査・比較するのは大変手間がかかります。
そこで、監理団体の選定は我々プロにお任せください。
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経験豊富な監理団体の担当者とお話をすることで、より技能実習生制度の全容が見えてきます。
技能実習生制度の活用に興味がある方は、まずはお気軽にご相談下さい。